Riunioni online: come organizzarle per essere più produttivi

Nell’ultimo anno hai imparato a lavorare da remoto e a organizzare riunioni online. Ora, ti aspetta il passo successivo: devi aiutare il tuo personale a collaborare in modo efficace e aumentare la produttività di questi meeting virtuali.

Pianificare riunioni a distanza è una sfida complessa. Preservare coesione d’intenti e rendimento, può dare del filo da torcere. Per raggiungere questi obiettivi avrai bisogno di strumenti tecnologici e non. Ti torneranno utili le ultime piattaforme di videoconferenza, ma soprattutto, alcune linee guida per l’impostazione e la conduzione di una tavola rotonda.

Le riunioni online fatte bene sono mirate, strutturate, e umane

Tra una connessione internet instabile, un’agenda poco chiara e un team che non si vede da settimane, gli elementi che possono complicare le tue prossime riunioni da remoto sono tanti.

La buona riuscita di un web meeting dipende da una scaletta strutturata, una comunicazione cristallina, ruoli precisi e il coinvolgimento dell’intero gruppo di lavoro.

Il primo punto da tenere a mente è che le riunioni a distanza vanno programmate quanto, se non di più, di quelle in presenza. Di seguito, vediamo insieme gli altri.

No scaletta, no meeting

Non esistono riunioni online di successo senza una tabella di marcia ben definita. Una scaletta base, altro non è che la lista di temi che verranno trattati durante il meeting.

Per funzionare al meglio, l’elenco dovrebbe essere stilato e inviato al team di lavoro prima dell’inizio dell’incontro. In questo modo, sarà utile sia per chi lo compila, poiché potrà scremare e identificare i principali talking point, che per chi lo riceve. Tutti i partecipanti alla riunione arriveranno preparati e magari, con qualche spunto già in tasca.

Le scalette dei meeting virtuali più efficienti sono già in ordine di discussione. Offrono una traccia che guiderà la conversazione, affinché tutti i presenti siano allineati e le perdite di tempo ridotte al minimo.

Per arrivare al punto, ti serve un conducente

A tenere in mano la tabella di marcia deve essere un moderatore. Sarà lui a far sì che le tue riunioni a distanza non vadano fuori argomento, rispettino i tempi e prendano in considerazione le opinioni di tutti.

Il moderatore dei tuoi meeting virtuali avrà il totale controllo sull’andamento degli incontri. Guiderà il team attraverso i talking point, darà la parola ai partecipanti, scandirà le tempistiche e trarrà le conclusioni.

Il ruolo del moderatore è particolarmente importante nelle riunioni online, dove le probabilità di incomprensioni e accavallamenti sono molto alte. L’ideale poi, sarebbe che a turno tutti i membri del team ricoprissero questo ruolo.

L’elemento umano è essenziale

Ebbene sì: le chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè non sono sempre tempo perso. Le conversazioni informali che teniamo in ufficio aiutano a costruire relazioni lavorative di grande valore. Danno vita a connessioni personali che portano a una maggiore facilità nell’esprimere opinioni, critiche e feedback.

Per chi lavora da casa, questo tipo di interazione non esiste, e spetta dunque all’organizzatore crearne di nuove. Dobbiamo dare al team l’opportunità di costruire rapporti, soprattutto in occasione delle riunioni online, dove l’elemento umano fatica a concretizzarsi.

Un’idea potrebbe essere quella di inserire in scaletta una finestra di tempo per parlare del più e del meno. Un’altra, è quella di creare canali e occasioni ad hoc (come un aperitivo ogni venerdì alle 18) dove il gruppo di lavoro possa conoscersi meglio. Il risultato sarà un team più rilassato e decisamente più coeso.

Report e feedback: non puoi farne a meno

Un meeting può definirsi soddisfacente quando lo è il suo risultato. Senza una relazione finale con le conclusioni pratiche dell’incontro, un report, le riunioni da remoto che hai organizzato non si possono considerare proficue.

Anche in questo caso, sarà necessario identificare un membro del team che si occupi del documento, che metta nero su bianco i passaggi fondamentali dell’incontro. Se un report finale ha senso già in una situazione normale, ne ha ancora di più nel contesto delle riunioni a distanza, dove le distrazioni sono all’ordine del secondo.

La relazione dà un senso di chiarezza e continuità al meeting, va condivisa con tutti i partecipanti e orienta le azioni che dovranno essere intraprese da tutti nel post-riunione.

Inoltre, è molto utile raccogliere impressioni e opinioni, un feedback, su come il team abbia vissuto l’esperienza. Una volta terminato l’incontro, manda una mail ai partecipanti chiedendo cosa ha funzionato e cosa no. Ti sarà utile per capire come diventare ancora più efficiente.

Riunioni online, ma con gli strumenti giusti

Di piattaforme per riunioni online ce ne sono davvero tante e vale la pena provare a esplorarne diverse. Non solo, ci sono decine di altri tipi di strumenti che potrebbero tornarti utili durante il tuo prossimo meeting. Abbiamo fatto una piccola cernita per te:

• Webex – una valida alternativa a Zoom, che anche nella versione gratuita propone un numero illimitato di riunioni a distanza fino a 24 ore, fino a 100 partecipanti, con condivisione dello schermo e lavagne interattive.
• Scrumblr – utile per il brainstorming, funge da lavagna dove raccogliere post-it.
• MindMeister: crea rappresentazioni grafiche di un pensiero. Viene usata per la realizzazione di mappe mentali interattive e collaborative.
• HouseParty: l’applicazione giusta per quell’aperitivo del venerdì alle 18. Giochi, sfide, attività, l’approccio umano e divertente che serve al tuo team.

Riunioni online: pronto a dimenticare quelle in ufficio?

Le riunioni da remoto possono essere efficaci quanto quelle di persona. Il trucco, sta nel mantenere il team coinvolto e interessato. Nonostante gli schermi, il fattore umano è ancora l’ago della bilancia per il successo della tua azienda.

Sentiti libero di adottare le linee guida che ti abbiamo suggerito. Incoraggia i membri del tuo team ad adottare le pratiche migliori, affinché ogni meeting a distanza sia produttivo e la comunicazione chiara e impeccabile.

Quando i tuoi collaboratori avranno compreso e fatto proprie le strategie corrette, vedrai che le tue riunioni online sapranno offrirti vantaggi inaspettati. E se vuoi ottenere il massimo dalle persone che lavorano con te, ecco 5 consigli vincenti per organizzare un team di lavoro affiatato.