Ormai è una certezza, il lavoro a distanza è qui per restare. C’è chi lo praticava prima del 2020, chi lo ha abbracciato perché costretto dalla pandemia, e chi, dopo averne apprezzato i benefici, non ne può più fare a meno. In ogni caso, siamo tutti alla ricerca dei migliori strumenti per lavorare da remoto e svolgere nel modo più snello e dinamico possibile le nostre mansioni.

Lavorare a distanza è una sfida impegnativa. Soprattutto per chi fa parte di un team, dove comunicazione continua e scambio reciproco di idee sono elementi portanti. È in questi casi che determinati strumenti di lavoro online possono fare la differenza: mantengono alta la produttività a prescindere dal luogo in cui si trovano le persone.

 

Strumenti per lavorare da remoto: scegli quelli giusti

 

Gestire un magazzino o un negozio fisico sono attività pressoché impossibili da compiere a distanza.  Ma, senza i giusti strumenti per lavorare da remoto, anche un impiegato può trovarsi in difficoltà a pianificare riunioni o condividere documenti.

Per ottimizzare l’operatività aziendale servono tool di comunicazione online e di lavoro condiviso. Ma quali sono i migliori? Quali funzionalità devono garantire?

Ecco 5 caratteristiche fondamentali che dovresti ricercare negli strumenti di lavoro online, per collaborare con i tuoi colleghi come se fossero lì con te.

 

#1 Agevolano la gestione progetti

 

Pianificare le risorse, monitorare i risultati, assegnare i compiti, fissare le scadenze: ogni progetto aziendale si compone di decine di operazioni e tu devi tenerle sotto controllo. Per seguire lo stato dell’arte passo dopo passo e assicurarti il raggiungimento degli obiettivi prefissati lo strumento di lavoro online che fa per te è Asana.

Asana è un software collaborativo in icloud che si basa su singoli task, ovvero compiti. Una volta creato un progetto, al suo interno è possibile creare più task e dare loro una gerarchia, un assegnatario e una data di scadenza. Poi, puoi aggiungere dei follower, ovvero altre persone che dovrebbero seguire l’andamento del compito e visionare il tutto su una timeline.

 

#2 Gli strumenti per lavorare da remoto eliminano la distanza fisica

 

Ora che lavori da casa, la comunicazione con il resto del team è cambiata. Il lato positivo è che non vedendoti tutti i giorni, il collega fissato con il kayak fa fatica ad aggiornarti sulle sue ultime avventure.

Quello negativo, è che quando si tratta di informazioni utili hai bisogno di uno strumento per lavorare da remoto intuitivo. Un tool che ti permetta di condividere documenti e creare canali di discussione classificati per argomento. Slack può essere la scelta giusta.

Pensato per i team che hanno bisogno di suddividere le conversazioni per clienti, obiettivi e gruppi di lavoro, Slack permette chat private e collaborative, oltre alla condivisione di file. Lo puoi anche collegare ad Asana e trasformare le tue conversazioni in task e progetti.

 

Strumenti per lavorare da remoto

 

#3 Permettono la condivisione e la collaborazione

 

I veri problemi cominciano quando più persone devono lavorare sullo stesso file. Figuriamoci poi, se il gruppo di lavoro si trova in posti differenti. Con un’operazione così delicata, meglio affidarsi ad una certezza: Google Drive è uno degli strumenti per lavorare da remoto che tutti utilizzano anche quando sono nello stesso ufficio.

Infatti, Drive è talmente sicuro e facile da usare che è il preferito dalla maggior parte delle aziende, anche se i lavoratori si trovano in presenza. È una specie di hard disk raggiungibile comodamente tramite internet.

Previa creazione di un account Google, basterà caricare o trascinare i file che vuoi condividere su Drive per renderli visibili al resto del team. Una volta condivisi, i documenti possono essere modificati in tempo reale e scaricati in qualsiasi momento.

 

#4 Offrono accesso remoto

 

Pensavi di aver trasferito tutto il necessario sull’hard disk, o meglio, su Google Drive, e invece… Il documento di cui hai bisogno non c’è e sei sicuro di averlo lasciato sul computer dell’ufficio?

No, non devi chiamare un tecnico, ti basta scaricare uno strumento di lavoro online che ti permetta di accedere a quel computer. Splashtop Business Access fa proprio questo, lasciandoti utilizzare il tuo computer di lavoro da casa, come se ci fossi seduto davanti.

 

#5 Facilitano la concentrazione

 

Il gatto che vuole da mangiare, la pianta che sembra proprio stia per morire, il letto, che peggio delle sirene ti chiama verso di lui: concentrarsi in un ambiente familiare come la propria casa è un incubo. Per questo dovresti provare la tecnica del pomodoro.

Clockwork Pomodoro è un’applicazione gratuita per la gestione del tempo. Negli anni ’80, l’italiano Francesco Cirillo trovò che la sessione di tempo in cui si riesce ad avere la massima concentrazione sono 25 minuti di orologio. Dopo questa finestra, è necessario concedersi 5 minuti di pausa per lasciare il cervello a riposare.

Più che uno strumento per lavorare da remoto, la tecnica del pomodoro ti sarà utile ovunque e anche fuori dall’ambito lavorativo: per pulire più velocemente casa, leggere di più o non perdere troppo tempo al supermercato. Dovresti decisamente provarla.

 

Strumenti per lavorare da remoto: rimani umano

 

Lavorare con dipendenti e colleghi sparsi chissà dove non è semplice, né per i dipendenti, che potrebbero sentirsi isolati, né per i manager, che potrebbero non riuscire ad avere chiaro l’avanzamento dei progetti.

Per questo è importante armarsi di strumenti per lavorare da remoto: tool in grado di assicurare l’efficienza ma che consentano di conservare il lato umano del lavoro d’ufficio. In una società dove l’equilibrio vita-lavoro è ormai di fondamentale importanza, anche se torneremo nei nostri uffici, il lavoro a distanza resterà sempre un’opzione.

Considera le 5 caratteristiche che abbiamo visto insieme e seleziona gli strumenti più adatti a gestire da remoto la tua attività. Tutti i tool che ti abbiamo consigliato sono pratici e facili da usare, affinché i tuoi collaboratori possano adattarsi facilmente.

Preparati a una gestione fluida dei flussi di lavoro anche fuori dalle mura della tua azienda. E non sottovalutare un aspetto cruciale per la produttività delle persone: la capacità di saper gestire al meglio i propri impegni. Qualche suggerimento per riuscirci? Ecco 5 app per organizzarti e gestire al meglio il tuo tempo.

scritto da

Alessandro Lerin

Blogger e copywriter, trasformo in concetti concreti ciò che interessa agli utenti. Supporto inoltre piccole e medie imprese che vogliono mettere in evidenza i propri punti di forza.

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